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El Hospital sin Papeles. ¿Es realmente posible?

Periódicamente leemos noticias referentes a que este o aquel hospital se han convertido en “hospitales sin papeles”. Generalmente se trata de titulares de prensa, más orientados al marketing que a otros menesteres pero siempre dan qué pensar.

Sin embargo y a pesar de que conocemos la realidad nos preguntamos: ¿es realmente posible que un hospital o centro sanitario se conviertan completamente en centros que no utilicen para nada el papel? ¿O se trata más de titulares hechos “de cara a la galería” que no expresan la situación real que se produce?

De “Hospital sin Papeles” a “Hospital con menos Papeles”

Realmente cuando utilizamos la frase “Hospital sin Papeles” tratamos de expresar una situación donde el centro dispone de un elevado grado de informatización y, por lo tanto, no necesita recurrir al uso de papeles con tanta frecuencia.

Sería más correcto, por lo tanto, utilizar la expresión “Hospital con menos Papeles” aludiendo al hecho de reducir en la medida de lo posible el uso de papeles y volantes, sustituyéndolos por sistemas informáticos que, en la mayoría de las ocasiones deberían agilizar los procesos de atención a los pacientes, mejorar y evitar errores en dichos procesos y, en suma, mejorar el sistema sanitario en su globalidad.

¿Se puede reducir a cero el uso de papel?

La pregunta que nos hacemos es: ¿se puede eliminar completamente el uso del papel en un hospital o centro sanitario?

Siendo como somos técnicos, nuestra primera respuesta debería ser siempre un rotundo SÍ. No hay nada que se haga en papel que un proceso informático no pueda sustituir. Independientemente de su complejidad o sus implicaciones técnicas hoy en día la tecnología y las comunicaciones están tan avanzadas que podríamos sustituir cualquier proceso en el que se utilice un papel por un equivalente informático que realice la misma función.

Sin embargo la experiencia en el ámbito de la salud nos dice que es completamente imposible eliminar el papel al 100% en el día a día de profesionales y pacientes en el entorno sanitario. Y es así por mucho que nos empeñemos, nos enfrentemos o nos esforcemos por cambiar esa situación.

Papeles dentro, papeles fuera.

Esto también hace que nos preguntemos por el origen de los papeles que se pretenden sustituir,  porque no todos son iguales y el proceso necesario para cambiar unos hábitos u otros es bien diferente.

Por una parte, tenemos todo el papel generado dentro del propio hospital, como listados de pacientes del día o resultados de las diferentes pruebas o analíticas realizadas a un paciente por poner un ejemplo. Todos estos papeles, se generan dentro del hospital a través de uno o varios sistemas informáticos, donde la información está disponible y puede utilizarse prescindiendo del papel.

Por otro lado tenemos todo el papel que entra y sale del hospital, como los volantes que traen los pacientes, justificantes o informes que se deban entregar al propio paciente o a un tercero. Este tipo de papel es más costoso, y en ocasiones prácticamente imposible, de eliminar, pues no depende únicamente del hospital, sino que entran en juego agentes externos y procesos de integración.

Los profesionales quieren papel. Los pacientes también.

El principal motivo por el que es casi imposible revertir esta situación es que viene motivada por las solicitudes (o necesidades, según se mire) tanto de los profesionales como de los pacientes.

Los profesionales en el ámbito sanitario están acostumbrados a trabajar con papel: listados de pacientes a visitar, prescripciones redactadas a mano, historias clínicas procedentes del archivo, etc. y por lo tanto siempre se tiende a recurrir a éstos independientemente del sistema que se utilice.

Los pacientes, por otro lado, también se sienten más cómodos cuando se les entrega un papel. Cuando salimos de la consulta y nos entregan un papel (una receta, un informe …) parece que nos vamos mejor informados. Por otro lado aún no están suficientemente desarrolladas las plataformas donde poder consultar estos mismos informes por lo que la única forma en la que nos los pueden entregar es de esta manera.

No puede haber ordenadores en todas partes … ¿o sí?

También es cierto que el nivel de informatización de los centros tiene sus límites, tanto presupuestarios (quizás el menor de ellos) como físicos. Y es que no es posible (o al menos es complicado) poner ordenadores y, en general, equipos informáticos en todos los puestos de atención a los pacientes.

Esta limitación física hace que en muchas ocasiones y dado el nivel de presión asistencial existente sea más rápido registrar el trabajo en papel antes que acercarse a un puesto disponible para mecanizarlo in situ. Posteriormente ya se introducirá en los sistemas de información hospitalarios pero inicialmente se soluciona la papeleta con un documento redactado a mano.

El papel lo aguanta todo

Tampoco nos equivoquemos. Uno de los motivos por los cuales se prefiere el papel es porque éste lo aguanta todo. Con esta expresión no queremos indicar que en el papel se puedan escribir cosas que luego no puedan registrarse electrónicamente sino que el papel, por su naturaleza, evita límites que los sistemas informáticos pueden imponer y que hacen que el registro de la información sea más ágil.

Y es que en ocasiones los sistemas informáticos no está adecuados a las necesidades de los usuarios e imponen restricciones al registro de la información que, en el momento en que ésta debe recogerse son, en el peor de los casos insalvables y, en el mejor, suponen una retraso que dificulta el trabajo a los profesionales. Estas dificultades hacen que el registro en papel sea la única posibilidad viable que encuentran para poder desarrollar su trabajo sin interferencias.

Siempre tiene que existir un plan de contingencia

Por último, pero no por ello menos importante, es necesario que exista el papel porque, no nos equivoquemos, los sistemas informáticos a veces fallan. No suele ser habitual (cada vez es menos frecuente) pero en ocasiones, alguno o todos los sistemas implicados pueden no estar disponibles en el momento en que deben utilizarse.

En sistemas tan críticos como los destinados al entorno sanitario (operativos 24 horas al día los 7 días de la semana) un caída imprevista en una o varias de las aplicaciones habituales de trabajo supone una catástrofe que debe tenerse prevista para que no se genere el caos en los servicios afectados.

Para todos estos casos es necesario que los centros dispongan de métodos alternativos de trabajo que permitan desarrollar a los profesionales su labor sin merma alguna en la atención al paciente para luego, una vez se hayan restaurado los sistemas, ingresar la información en los mismos. Y todos ellos pasan por emplear el papel como método de contingencia.

¿Pensáis que es posible trabajar en hospitales sin utilizar en absoluto el papel? ¿Cuál es vuestra experiencia la tratar de suprimir papeles por procesos o sistemas informáticos?

Foto: World Bank Photo Collection

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Comentarios

7 comentarios en “El Hospital sin Papeles. ¿Es realmente posible?

  1. Excelente aporte, Pedro. Y tienes mucha razón: quizás no se pueda eliminar el papel en un 100%; pero sí podemos llegar a “casi sin papel”… Sin embargo, como bien aclaras, hay muchas costumbres y paradigmas que cambiar. En el hospital donde laboro, estamos iniciando el proceso de informatización, y ha sido lento. Falta de recursos, falta de una política nacional coherente, entre otros muchos.

    Es arriesgado adelantar pasos como institución y que, luego de un tiempo, el sistema centralizado tome una decisión sobre un desarrollo que no tenga compatibilidad con lo que se ha adelantado en dicha institución (ya nos ha pasado con programas diseñados en el hospital que luego nos oblgan a cambiar por otros menos eficientes y con menos efectividad).

    Además, cosas tan sencillas como citar a una reunión ordinaria de un comité: si utilizas el correo institucional para enviar la comunicación con la agenda de la reunión y, además, programas un recordatorio para un día antes de la reunión, todavía te encuentras con personas que aducen no haber asistido, porque no recibieron la convocatoria (se refieren al papel). Y todavía peor: te hacen una auditoría de procesos y, si no tienes las convocatorias, las actas y otros documentos en papel y archivados en carpetas físicas, ¡indican que no los tienes! Y eso aunque los tengas perfectamente clasificados en un ordenador y con copias de respaldo en dispositivos de almacenamiento externo (ahora es que se está explorando la posibilidad de que, de algunos documentos, podamos mantener almacenamiento “en la nube”).

    Y es que el la informatización en salud va más allá de los procesos ligados directamente a la atención. Existen procesos administrativos, financieros y de diversa índole; que son sumamente importantes para poder brindar una atención de calidad. De verdad que me gustaría que avanzáramos más rápido en mi país (Panamá); pero en muchas ocasiones, los obstáculos tienen más que ver son los seres humanos y sus costumbres, que con el acceso y desarrollo de la tecnología.

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    Publicado por Dr. Alcibíades Batista González | 21/09/2015, 16:08
    • Alcibíades, muchas gracias de nuevo por acercarte y comentar con nosotros.

      Tienes toda la razón. Creo que el problema tiene mucho más que ver con las personas y las costumbres que con el desarrollo de la tecnología. Tomemos el ejemplo de las consultas (cualquiera). Se dispone de un sistema informático que muestra la relación de pacientes previstos y sin embargo se imprime dicho listado “por costumbre” o “por comodidad”. Cartas enviadas por correo ordinario, informes manuscritos … podemos encontrar muchos ejemplos de procesos en los que se podría aplicar fácilmente medios más “tecnológicos” para generar los mismos o mejores resultados. Y efectivamente, no es únicamente aplicable a los procesos clínicos sino a cualquiera que se lleve a cabo en una institución sanitaria.

      No obstante es necesario que, entre todos, ayudemos a cambiar esa mentalidad de “tenerlo todo en papel”. Hay ocasiones en las que la costumbre dicta las normas pero también hay ocasiones en las que los usuarios utilizan esos medios “porque no tienen otro remedio”, porque la tecnología no está optimizada para su problemática o sistema de trabajo. Debemos, como hemos dicho siempre aquí, trabajar juntos para optimizar los sistemas y que sean útiles de verdad.

      Un saludo

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      Publicado por Pedro Gonzalo | 21/09/2015, 20:56
  2. Reblogueó esto en MSLaw Abogados.

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    Publicado por MS LAW ABOGADOS | 03/12/2015, 20:57
  3. Los médicos son dios. Como dice el artículo, cualquier proceso se puede representar informáticamente. Vamos a ponernos en el caso de la banca. Llevan 50 años de historia usando informática, y es más delicada la salud que el dinero?. NO.

    Todo el problema es de los médicos. Pongamos el ejemplo de un cirujano privado, que opera en distintas clínicas. Un especialista que trabaja en la pública y pasa consulta en varias privadas, más su consulta personal. Van a formarse en todos los software y procedimientos? un profesional con un precio/minuto alto? NO. En EEUU el profesional NO TOCA UN ORDENADOR, lo hace su secretaría, que cobra 10 veces menos que él.
    Un profesional que realiza un diagnostico por la imagen, va con un cd a otro profesional que tiene en su casa un soft. Dicom…pero un monitor de 24 pulgadas, y no profesional?
    Aparte, el proceso de dotar a una organización sanitaria sin papel conlleva establecer procedimientos concretos. Por ejemplo receta. Un médico en el papel receta Espidifen (ibuprofeno) y puede ponerlo. Sin embargo, si usa un software de recetas, y la política del hospital es usar el principio activo, no pueda recetar la marca que a el le gusta. Es una medida de control, y el médico es dios, por lo que no la va a adoptar bien.
    Obliga a un médico a que en el diagnostico, en vez de poner “dolor de cabeza” ponga el código CIE-9 equivalente.
    Obliga al médico a poner el código OMC de la intervención prótesis de rodilla en vez de poner PTR.
    Otro motivo, la informática es control, seguridad, un médico que escribe un informe en papel, que luego se pierde, que luego se añade, que se modifica, eso con la informática no ocurre.

    Se me ocurren MIL problemas a la hora de suprimir el papel en un centro sanitario, o lo que es lo mismo, implantar un modelo HIS completo. He sido responsable IT en un hospital durante 10 años, y ya hace tiempo de ello, y siguen en el mismo estado.

    Volviendo a lo mismo, para poner otro ejemplo, la sanidad es uno de los sectores en donde MAS DINERO NEGRO SE MUEVE. Todo el mundo sabe que cuando alguien va a una consulta privada, los “100€” del médico son para el. Para el dentista. Para el cirujano que cobra 6.000€ por poner unos pechos…Para el anestesista que cobra 1.000€ por monitorizar una intervención. Por qué no se regula esto? porque los médicos son dios.

    Dicho esto, hay muchos retos aún por solucionar a nivel informática, por ejemplo un nomenclátor unificado sencillo, interfaces de entrada MUCHO más sencillos e intuitivos para el profesional, la seguridad/privacidad de la información, y sobre todo, PENSAR como un sanitario. Yo siendo del ramo IT, siempre he dicho que prefiero que el médico me mire a los ojos cuando hablo, que mire a una pantalla para escribir lo que digo.

    Enhorabuena por la reflexión, me parece muy interesante.

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    Publicado por kinomakino | 04/12/2015, 16:42
    • kinomakino, en primer lugar muchas gracias por acercarte a leernos y comentar nuestro artículo.

      Sin entrar a valorar la posición de los médicos en el mundo de la salud me parecen muy interesantes muchos de tus comentarios. Siendo como nosotros un profesional del mundo IT me quedo, de entre todas ellas, con la última que haces. Comparto plenamente tu reflexión de que aún hay muchos retos que solucionar y tenemos que tratar de solucionarlos. Nosotros nunca seremos capaces de pensar como sanitarios por lo que tenemos que contar con ellos para que nos ayuden a ver las cosas de su óptica. Pero también ellos deben comprender los problemas que tenemos que solucionar. Mejor unidos que enfrentados, eso siempre, y hay que trabajar para conseguir que seamos capaces de lograrlo. Si lo hacemos, habremos ganado mucho.

      Un saludo

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      Publicado por Pedro Gonzalo | 04/12/2015, 19:57

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