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La gestión del tiempo en las organizaciones sanitarias

La gestión del tiempo de trabajo de sus profesionales ha sido siempre un importante quebradero de cabeza para todo tipo de organizaciones. El cuándo, dónde y cómo ha generado siempre en las mismas un gran esfuerzo de su personal en los diferentes ámbitos de actuación.

El entorno sanitario es especialmente sensible a esta problemática. Una parte muy importante de su personal trabaja con turnos o guardias, con tiempos de trabajo variables o jornadas de larga duración. La organización y optimización de todo ese volumen de personal supone un reto muy importante para el mundo sanitario que debe encontrar en las herramientas de gestión del tiempo a su mayor aliado.

El peso de las labores de gestión

La organización de los turnos de trabajo de los empleados acarrea una serie de labores de gestión (o, como habremos escuchado muchas veces, tareas administrativas) que consume una parte significativa del tiempo de trabajo de muchos profesionales sanitarios.

El caso de enfermería, por citar un colectivo, es uno de los más claros (y más sorprendentes cuando lo desconoces). Las supervisoras tienen que dedicar una parte nada despreciable de su tiempo de trabajo a organizar sus servicios, los turnos, las coberturas … Deben asegurar que sus necesidades estén siempre cubiertas y para ello deben revisar la situación del personal (ausencias,  bajas, etc.) y planificar no sólo el presente sino el futuro para garantizar la mejor atención a los pacientes en todo momento.

Pero enfermería es sólo un ejemplo. Médicos, auxiliares, celadores e incluso personal administrativo (quizás éste con menor impacto) deben gestionar sus tiempos de presencia para garantizar una correcta asistencia a los pacientes. Y se trata de una labor realmente compleja que requiere un tremendo esfuerzo y coordinación por parte de todo el personal.

Los sistemas de gestión del tiempo, al rescate

En este escenario tan complejo las nuevas tecnologías pueden y deben servir de ayuda para reducir el peso de todas estas labores. Organizaciones y profesionales deben ver en ellas un pilar fundamental para aumentar la eficiencia de sistemas sanitarios y reducir los costes derivados de estos procesos de gestión.

Surgen entonces los sistemas de gestión del tiempo como las herramientas clave en la organización del tiempo de trabajo de los empleados. Este tipo de sistemas, con múltiples funcionalidades, pueden ser utilizadas para:

  • Gestionar los turnos y las rotaciones del personal, incluyendo sus ausencias, tanto imprevistas como planificadas, respetando los acuerdos o convenios y ofreciendo ecuanimidad en las asignaciones.
  • Analizar la situación de los servicios y planificar el futuro de los mismos de forma que las coberturas de todos ellos estén garantizadas o, al menos, previstas.
  • Realizar simulaciones sobre periodos críticos para preparar a los sistemas y el personal.
  • Ofrecer indicadores a los gestores que les permitan realizar su tarea de forma más ágil y rápida, evitando innecesarias labores manuales.

Ventajas de los sistemas de gestión del tiempo

Con estas funcionalidades, tanto profesionales como organizaciones deben encontrar en este tipo de herramientas grandes ventajas que les permitan:

  • Gestionar el día a día de los servicios y su personal, reflejando de forma sencilla cualquier incidencia que pueda acontecer.
  • Garantizar la cobertura de personal en sus servicios, analizando las ausencias y reemplazando al personal no presente cuando es necesario.
  • Planificar el trabajo de su personal en el futuro, respetando los acuerdos y anticipando situaciones excepcionales que puedan generar conflictos o problemas en los servicios.
  • Simular y analizar periodos de alta complejidad (vacaciones de verano o navidad, situaciones excepcionales como epidemias de gripe, etc., apertura o cierre de unidades) donde puede existir falta de personal para asegurar la atención.
  • Optimizar los recursos de la organización, redistribuyendo al personal en base a las necesidades y optimizando las posibles contrataciones que deban realizarse.
  • Reducir de forma significativa el coste de las labores de gestión del tiempo.

Objetivo: dedicar esfuerzos a lo que realmente importa

Porque en el fondo, lo que las organizaciones sanitarias buscan y lo que de verdad importa es que el personal emplee el tiempo en lo que realmente aporta valor: atender a los pacientes.

Las nuevas tecnologías en este caso pueden ofrecer herramientas de ayuda y apoyo al trabajo de los profesionales para reducir el tiempo que dedican a gestionar el tiempo de trabajo. De esta forma podrán dedicar más tiempo a labores de mayor importancia y, por extensión tanto las organizaciones como los pacientes se verán claramente beneficiados.

¿Creéis que la gestión del tiempo consume demasiados recursos y demasiado tiempo a los profesionales sanitarios? ¿Qué soluciones conocéis para mitigar este problema?

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